Choć to słowo budzi u wielu ludzi odruch wymiotny to ma zasadnicze znaczenie nie tylko dla wyników jakie osiągamy, ale i dla wszystkich relacji jakie budujemy. #Feedback (choć ja wolę polską informację zwrotną) jest niezbędny dla procesu doskonalenia się każdego człowieka. Może i człowiek mógłby rozwijać się bez feedbacku, ale na pewno udzielając i przyjmując od innych szczery, bezpośredni, konkretny i życzliwy feedback ludzie mogą to robić znacznie szybciej, skuteczniej, jednocześnie nie raniąc innych i nie niszcząc ważnych dla siebie relacji.
Feedback to klucz do relacji z drugim człowiekiem. I tej prywatnej i tej zawodowej. Informacja zwrotna powinna być super mocą każdego lidera, ale wciąż tylko nieliczni potrafią się nią posługiwać. A przecież żadna inna praktyka przywódcza nie ma tak istotnego wpływu na wyniki i na kulturę organizacyjną jak skutecznie przekazywany, życzliwy feedback.
Nasza rzeczywistość zawodowa się zmienia. Miejsce tradycyjnego hierarchicznego podejścia do zarządzania zajmuje koncepcja znaczniej bardziej egalitarna, oparta na partnerstwie i współpracy, w której pracownicy i menadżerowie mogą szybko i skutecznie rozwijać się i podnosić swoje kompetencje dzięki ciągłemu feedbackowi przekazywanemu przez współpracujących ze sobą ludzi. Feedback otrzymywany od innych ludzi to niezwykły dar i jednocześnie niezbędne źródło informacji na drodze do lepszego poznania siebie, własnych ślepych pól.
Informacja zwrotna to termin bardzo powszechnie dzisiaj używany zarówno w życiu osobistym jak i w środowisku zawodowym. Choć początkowo termin ten miał zastosowanie w terapii grupowej, to dziś jest niezwykle często wykorzystywany także w biznesie – nie tylko w treningach komunikacji interpersonalnej, warsztatach z budowania zespołu, zarządzania i przywództwa ale także w codziennej pracy, kontaktach z klientami, negocjacjach.
Właściwie może być używany w każdym obszarze życia gdzie ludzie wchodzą ze sobą w interakcje, a zachowanie jednej osoby wpływa jakoś na drugą osobę. Termin informacja zwrotna (lub często wykorzystywana angielska forma feedback, którą ja też preferuję ze względu na znacznie krótszą i szybszą wymowę – dwie sylaby po angielsku zamiast sześciu po polsku) – oznacza komunikat uczestnika sytuacji społecznej, w której ujawnia on swoje spostrzeżenia i odczucia dotyczące zachowania lub wypowiedzi innego uczestnika tej samej sytuacji z którym łączy go jakaś relacja.
Informacja zwrotna jest narzędziem wzmacniania relacji, poprzez zwiększenie świadomości swojego wpływu na inne osoby, oraz w efekcie – poprzez poprawę sposobu komunikacji, zmianę swoich zachowań czy zwróceniem uwagi na swoje nieuświadomione dotąd reakcje.
Feedback a Połajanka
Przyjmowanie i udzielanie Informacji zwrotnych wymaga konsekwentnego treningu, aby stało się nawykiem. Niestety większość z nas wchodzi w dorosłe życie nie mając tego nawyku. A nawet więcej – obserwując otoczenie często mylimy feedback ze zwykłą i powszechną połajanką, ochrzanem, reprymendą czy kilkoma innymi wulgarnymi słowami, opisującymi coś, co wielu menadżerów myli z rzetelnym dawaniem informacji zwrotnych.
W dzieciństwie i wczesnej młodości, wielu z nas otrzymywało od rodziców, opiekunów, trenerów czy nauczycieli, bury, które powodowały nasze cierpienie. Nawet jeśli byliśmy tylko ich świadkami a nie odbiorcami. Pomimo tych nieprzyjemnych doświadczeń, niekiedy wbrew własnym intencjom, wiele osób utrwaliło te zachowania. Już jako dzieci uważnie obserwowaliśmy, odbieraliśmy bądź odpychaliśmy od siebie uwagi, które często bardziej szkodziły, niż pomagały. Najgorszy możliwy feedback to ten, który pojawia się jako krytyka, słowa wypowiedziane w złości bądź krytyczne oceny naszej osoby. Takie okrutne wypowiedzi stanowią często typowe doświadczenie młodego człowieka, który raz po raz odbiera je od rodziców, rodzeństwa, innych dzieci z placu zabaw, a potem także często od pierwszych szefów. W rezultacie od samego początku uczymy się postrzegać wszelkie informacje dotyczące naszych błędów czy obszarów do poprawy jako coś negatywnego i utożsamiamy je z druzgocącą krytyką.
W głowach wielu osób feedback to jest coś, czego należy się bać. Ponieważ większość z nas doświadczała takich komunikatów w sposób dla siebie nieprzyjemny, raczej nie dążymy do tego, by o feedback zabiegać ani też chętnie go nie przekazujemy innym. Aby wyzwolić się od strachu przed informacją zwrotną, musimy się kilku nawyków oduczyć i uwolnić od mocno zakorzenionych obaw i przekonań. Poniżej znajdziesz fragment tabeli w której dokonałam porównawczego zestawienia. Całą znajdziesz w ebooku „DOBRY FEEDBACK czyli sztuka autentycznego wyrażania się”.
Jak dawać feedback?
Nie ma lepszego sposobu niż…ćwiczenie
Wszystkie dobre metody zawierają w sobie trzy kluczowe elementy:
W asertywnej komunikacji niezwykle istotna jest odpowiedzialność za własne uczucia, mówienie o sobie a nie o drugim człowieku. Gdy chcemy poinformować innych o naszych uczuciach, pragnieniach, opiniach, podzielić się emocjami bez naruszania praw osobistych rozmówcy przydatny będzie komunikat JA – wyrażanie tego, co się czuje w pierwszej osobie, a w wypowiedzi powinny zostać wskazane sytuacje czy zdarzenia, które powodują, że czujemy się w określony sposób.
Kilka poniższych przykładów zupełnie nic nie wnosi do rozmowy, a jedynie prowokuje i buduje atmosferę do awantury i kłótni. Są to komunikaty TY.
Są dwa wyrazy, które z założenia są kłamstwem i powodują jedynie negatywne reakcje. Te słowa to: zawsze, nigdy.
Przed każdą trudną informacją zwrotną, która kosztuje Cię sporo emocji, najpierw sprawdź swoje intencje. Warto się zastanowić, „co tak naprawdę chcę osiągnąć?”. Jeżeli będziesz ze sobą szczerzy i szczerze sobie na to pytanie odpowiesz, możesz zdać sobie sprawę z różnych powodów swojego negatywnego nastawienia, emocji wobec danej osoby. Możesz odczuwać złość, frustrację, cierpienie, smutek, ból, irytację, czy też poczucie niesprawiedliwości. Jeśli twoja motywacja jest agresywna, i chcesz by ta druga osoba też cierpiała to na pewno twoja komunikacja nie będzie asertywna. Jednakże, jeśli uświadomisz sobie, że twoja motywacja jest właśnie taka (jest agresywna w tym momencie), istnieje szansa na drugą myśl i zastanowienie się nad tym, jak możesz komunikować swoje emocje w sposób asertywny.
Jeżeli dojdziesz do wniosku, że jednak chcesz tego drugiego (lepszego porozumienia i lepszej relacji), a nie eskalacji, to jest duża szansa, że to właśnie stanie się główną intencją. Wtedy odpuść sobie potrzebę „dowalenia”, a ten komunikat będzie asertywny i naprawdę ma szansę być życzliwą informacją zwrotną.
Ebook „Dobry Feedback czyli sztuka czyli sztuka autentycznego wyrażania siebie” powstał dla ponad 100 pracowników jednej z fabryk, którą szkoliłam w 2023 roku i z którą spotykam się w 2024 roku by kontynuować projekt. Zapraszam Cię byś Ty lub Twoi menadżerowie skorzystali z tego materiału:)
