Nieefektywny dział HR może być przyczyną bardzo poważnego marnotrawstwa. O jego skutkach i o zapobieganiu marnotrawstwu powodowanemu przez procesy HR.
Myśląc o marnotrawstwie w organizacjach najczęściej przychodzą nam do głowy straty materiałów i nieefektywna logistyka. Działy HR zajmują się tematami pracowniczymi i bardzo rzadko zastanawiamy się, czy i w jaki sposób to właśnie ten dział może przyczyniać się do zwiększenia marnotrawstwa w naszej firmie. Niestety, gdy w organizacjach panuje polityka MY kontra ONI i rządzą silosy to najczęściej zdrowy rozsądek i realizowanie misji firmy ustępuje miejsca udowadnianiu swojej niezbędności i zajętości.
5 strat w działach HR
1. Nadmierna formalizacja.
Wymuszanie gromadzenia danych, które nie są wcale (lub bardzo rzadko) analizowane, a wnioski i tak nie są implementowane; generowanie formularzy i dokumentów, z których nikt nie korzysta; przechowywanie kopii dokumentów w nadmiarowych systemach archiwizacji; wprowadzanie tych samych danych do kilku systemów informacyjnych; zbyt rozbudowane obiegi dokumentacji; wydłużanie procesów o kolejne etapy, które są nieefektywne z punktu widzenia celów biznesowych. Przykład – wdrażanie modeli kompetencyjnych , których nikt poza HR nie rozumie i wymuszanie na menedżerach stosowania bardzo skomplikowanych formularzy ocen okresowych – które przez to, iż są tak rozbudowane i/lub niezrozumiałe to aż zachęcają do „kopiuj-wklej” z zeszłego okresu…
2. Niewłaściwe procesy komunikacyjne.
Załączanie ‘do wiadomości’ e-maili osób, których nie ma konieczności informowania; nadmiarowe załączniki do wiadomości e-mail, których z reguły nikt nie otwiera; brak informowania o zmianach i postępach projektów; brak przepływu informacji między pracownikami (np. kilka osób robiących to samo). Brak staranności przy komunikowaniu zmin. Przykład: prosimy dział HR by przesłał w krótkim e-mailu, do uczestników szkolenia terenowego z zakresu budowania zespołu i zaufania, przygotowane przez nas informacje o wymaganym i sugerowanym obuwiu i ubraniu zabezpieczającym przed deszczem i zimnem. Jednak szef działu HR zamiast zgodnie z ustaleniami wysałć tą krótką informację dokleja ją do 20-slajdowej prezentacji dotyczącej całego projektu rozwojowego. Efekt – 90% grupy nie dotarła do tego slajdu i ponad połowa nie była właściwie przygotowana do warsztatu.
3. Nieadekwatne warunki zatrudnienia.
Tworzenie zbyt rozbudowanych i wewnętrznie niespójnych modeli kompetencyjnych oraz nieprzystających do danego stanowiska zakresów obowiązków; nieskuteczna rekrutacja spowodowana np. brakiem spójności między profilem poszukiwanego kandydata a procesem rekrutacji czy miejscem i sposobem upubliczniania zapotrzebowania; zatrudnianie wysoko płatnego personelu wykonującego rutynowe zadania; brak reagowania na niebezpieczne lub nieergonomiczne warunki pracy zagrażające zdrowiu i wydajności pracowników; niedostarczanie pracownikom narzędzi biznesowych niezbędnych efektywnego do wykonywania i ulepszania pracy. Przykład: ze względów budżetowych zostaje zwolniony asystent i bardzo wysoko wynagradzany menedżer musi sam robić kilkanaście prezentacji w miesiącu, przez co ponad 50% swojego czasu poświęca na coś co za ułamek jego wynagrodzenia zrobiłby ktoś inny.
4. Brak zaufania.
Zakładanie, że ludzi są leniwi i nie chcą się rozwijać; ograniczanie odpowiedzialności; zatrudnianie tylko rąk ludzi, a nie ich umysłów i serc. Jeżeli na szkolenie pracownik jest „wysyłany”- czyli nie wie tak naprawdę po co idzie, dlaczego akurat on, nikt z nim tego nie skonsultował dostaje prostą informację, że nie ma wpływu na to w jakim kierunku się rozwija – przecież organizacja wie lepiej. Skoro nie ufa się jego zdolności do świadomego ocenienia swoich potrzeb, skoro nikt nie poświęca swojej uwagi i energii by mu pokazać link między tą nową kompetencją a większą efektywnością – to on też nie ufa organizacji, że to co mu proponuje mu się przyda. Ogromny odsetek nieefektywnych szkoleń i liczba ich uczestników, którzy nawet boją się powiedzieć co na prawdę myślą. Przykładem marnotrawstwa powodowanego brakiem zaufania są też często relacje z zewnętrznymi dostawcami. Nie mówię im jaki mam budżet więc niech oni wszyscy marnują swój czas przygotowując po 5 opcji oferty a wtedy my także będziemy marnować swój czas zapoznając się z tymi wszystkimi propozycjami, które w tym budżecie się nie mieszczą. Czasem sama nie wiem czy sytuacja, kiedy HR wymusza na zewnętrznym dostawcy bardzo wymagający program szkolenia tłumacząc, że grupa jest bardzo zaawansowana a na sali szkoleniowej okazuje się, ze wcale tak nie jest, i że brakuje elementarnych umiejętności jest przykładem braku zaufania, strachu, czy samooszukiwania się.
5. Brak dostosowanej do celów firmy polityki szkoleń, coachingu czy wsparcia.
Niewłaściwie przygotowane szkolenia m.in. brak odniesienia do celu biznesowego, przeładowanie programu, brak informowania przełożonych, co powinni robić po szkoleniu pracownika; brak wsparcia ze strony organizacji we wdrożeniu nowo nabytych umiejętności. Przykład – zorganizowanie szkolenia z praktycznego zarządzania projektami grupie 30 menedżerów, z których tylko 3 realnie zarządza projektem i kolejnych 2 będzie brało udział w projektach w najbliższych miesiącach. miesięcznego wynagrodzenia daje w sumie bardzo poważne straty. To nie tylko koszt trenerów, sal szkoleniowych, hotelu, wyżywienia, dojazdu, czy dodatkowe ponad 20 000 PLN (25 osób x 3 dni pracy x średnio 7000 PLN brutto wynagrodzenia) stracone w ich czasie pracy – bo spadku zaangażowania, powodowanego robieniem czegoś bezsensownego nikt nie przelicza na pieniądze.
Najważniejszym celem dobrze działającego HR jest realizowanie celów strategicznych firmy przy jednoczesnym dbaniu o wysoki poziom zaangażowania i efektywności pracowników. Bardzo często okazuje się, że po stworzeniu właściwych warunków pracownicy mają o wiele więcej pomysłów niż się wydaje. HR dzisiaj potrzebuje rozwiązań, by ową kreatywność i zaangażowanie u ludzi pobudzać, jednak bez dbania o budowanie zaufania i poczucie sprawiedliwości w organizacji nie da się tego zrobić.
5 działań naprawczych
1. Rozwijanie umiejętności interpersonalnych i inteligencji emocjonalnej
Zacząć można od prostego zachęcania do szczerości dając przykład samemu. Dzięki temu uczenie udzielania i przyjmowania prawdziwej, szczerej informacji zwrotnej będzie efektywniejsze. Dbanie o budowanie poczucie zaufania w każdym miejscu organizacji to jeden z podstawowych czynników budujących kapitał organizacji. Zaufanie trudne się buduje, choć bardzo łatwo je zniszczyć.
2. Kreatywne środowisko
Czy masz otwarte i kreatywne środowisko pracy, w którym pracownicy mogą bezpiecznie dzielić się swoimi przemyśleniami? Czasem „głupi pomysł” staje się zalążkiem wspaniałego rozwiązania – organizujmy pracę lub szkolenia tak, by zachęcać ludzi do dyskusji i twórczej ekspresji.
3. Cross funkcyjne zespoły
Zachęcanie pracowników z różnych działów do współpracowania przy wspólnych długoterminowych projektach sprawia, że nie tylko mają szansę nauczyć się czegoś nowego, wyrwać z rutyny, ale też poznać nowe punkty widzenia, których inaczej mogliby sobie nie uświadomić. Jest to także możliwość nawiązania przyjaźni, a jak odkryła organizacja Gallup pracownicy, którzy mają „dobrego przyjaciela” w pracy są bardziej zaangażowani niż ci, którzy nie mają.
4. Życzliwość
Życzliwość jest jedną z najbardziej niedocenianych wartości. Bez życzliwości nie ma dobrej komunikacji, bez życzliwości nie ma też prawdziwej asertywności. Jest ona kluczem do satysfakcjonujących, zdrowych długoterminowych relacji. Rozwijając swoją empatię i świadomie trenując okazywanie życzliwości nie tylko menedżerowie zmieniają siebie i swoje zespoły na bardziej efektywne. Słyszący inspirujący pomysł, widząc kogoś, kto pomaga współpracownikowi, poznając projekt, który zakończył się nadspodziewanym sukcesem możesz zostawić odręczną notatkę, zaskoczyć drobną kartą podarunkową w jego ulubionym sklepie. Czasem wystarczy uśmiech, poczęstowanie głodnego kolegi batonem czy jabłkiem. Proste odruchy sympatii i życzliwości są nie do przecenienia.
5. Swoboda
Jeśli zarządzasz zespołem – pozwól swoim pracownikom wykonywać swoją pracę w sposób, w jaki chcą to robić; określ parametry, a następnie daj im swobodę wykonywania pracy w sposób, jaki uznają za stosowny. Pozwalając innym rozwinąć własne cele partycypacji, zyskają oni głębokie poczucie dumy i własności oraz poczują się bardziej związani z organizacją.
Jeśli minęło trochę czasu, odkąd rewidowaliście swoją misję i deklaracje dotyczące wartości firmy, warto poświęć chwilę, aby zastanowić się, czy te deklaracje są nadal aktualne dla wszystkich pracowników. Co jakiś czas nie zaszkodzi zapytać pracowników, co dla nich oznacza ich firma i dać im możliwość podzielenia się opiniami. Szczerze, bez krytykowania. A potem wyciągnąć z tego wnioski – otwarcie i bez ściemniania mówić o wyzwaniach i wspólnie szukać rozwiązań. Kiedy naprawdę się słuchamy i szczerze, ale z życzliwością rozmawiamy podnosimy poziom zaufania i zaangażowania – i swój i innych. Stajemy się bardziej zadowoleni, produktywni i pozytywniej nastawienie do wyzwań i innych ludzi, przez co lepiej obsłużymy też klientów. To się opłaci całej organizacji! HR dzisiaj musi przewodzić zmianom by rozwijać i wzmacniać mocne strony całej organizacji. Human Resources… Human jest tu kluczowe.
